A tomada de decisões e a redução de estoque dependem de um bom inventário em mãos.
O inventário é uma ferramenta para que o gestor tenha o controle físico do que há de mercadoria na loja. Assim que esta chega, deve ser cadastrada com preço de custo. A baixa do sistema é dada quando o produto é vendido e passa pelo caixa – geralmente este processo acontece por leitura óptica.
Para as lojas que não dispõem de sistema automatizado de controle de estoque, a solução é a contagem física e, depois, o armazenamento no sistema. Dependendo do porte da empresa, o inventário pode ganhar conotações diferentes. O inventário é praticamente o sistema de controle.
A importância do inventário está nas informações que ele guarda e como utilizá-las para as tomadas de decisões. Ivan Corrêa, sócio-diretor da consultoria GS&MD – Gouvêa de Souza, ressalta que é fundamental tomar decisões amparadas em alguma informação.
“Estando o sistema atualizado, é muito mais fácil para o gestor fazer a apuração de resultados (se está tendo lucro ou não)”, afirma o consultor do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) Ari Antonio Rosolem. O inventário também permite ao gestor ter um bom controle de estoque, saber o giro médio de cada item e evitar que haja medicamentos vencendo na prateleira. Além disso, com maior controle é possível manter um estoque menor.
Toda vez que se investe em estoque, diz o consultor, é preciso tirar dinheiro do caixa, e isso prejudica as finanças da empresa, pois é um investimento parado na prateleira. Com o controle e apuração de dados é possível saber em média quanto tempo o medicamento fica parado no estoque e calcular o estoque mínimo.
Um exemplo simples e corriqueiro é a compra de novas mercadorias. Se o gestor sabe que vende duas unidades de certa mercadoria por dia e o fornecedor demora cinco dias para entregar após o pedido, o estoque mínimo são dez unidades deste item – o número de venda média de produtos vezes os dias de entrega. Quando o produto chega ao estoque mínimo, é hora de fazer um pedido. Mas, se neste caso em que o estoque mínimo é dez unidades e no inventário constar 13, o gestor não vai solicitar mais produtos para o fornecedor e poderá ter uma ruptura e prejuízos no futuro.
O inventário também facilita a relação dos produtos vendidos no final do mês, quanto eles custaram e, assim por diante, fazer a apuração de resultados.
É importante analisar se o preço pelo qual o medicamento está sendo vendido está resultando em uma boa margem de lucro.
No varejo farmacêutico ele é ainda mais importante devido à presença de medicamentos controlados, principalmente aqueles que têm retenção e obrigam à prestação de contas aos órgãos controladores.
Equívocos caros
As falhas em inventários são bastante comuns. Elas se tornam ainda mais frequentes no caso das contagens manuais. Além de consumir bastante tempo, é um trabalho propenso a erro, afirma Corrêa, da GS&MD. “Não é raro acontecer um número negativo.” A solução sugerida pelo especialista é que este trabalho seja feito por duas pessoas a fim de comparar os resultados. No caso de números diferentes, uma terceira pessoa deve fazer o tira-teima.
Ainda na hora da contagem, podem até ser inseridos produtos que, na verdade, não existem. Isso acontece pela contagem de caixas que podem estar vazias, principalmente por furtos.
As lojas que têm mais de uma unidade também apresentam problemas na transferência de produtos entre elas. O certo seria emitir uma nota fiscal para dar entrada na outra filial.
Corrêa conta que geralmente o processo de formulação é descentralizado. Cada filial faz o seu inventário. Existem duas formas para realizar esta tarefa: a empresa pode ter uma equipe para fazer inventário em todas as unidades ou a própria equipe da loja o faz. Ele ressalta que o encarregado pela operação tem bastante responsabilidade no resultado final. E conta que não é raro filiais pontuais apresentarem problemas seguidos. Ao verificar, descobre-se que é por conta da gestão. Se o responsável não dá a verdadeira atenção à tarefa, ela não será feita com o primor que merece.
Rosolem, do Sebrae, lembra da importância de se codificarem os produtos, pois assim fica mais fácil controlar o inventário. Apesar de não ser um trabalho agradável para grande parte dos empresários, ele é muito importante. Corrêa revela que o inventário é visto como uma tarefa operacional, porém, tem mais importância por conta da tomada de decisão do varejo. Sem ele, a perda na qualidade da gestão é muito grande. E com ele se ganha muito na estratégia.
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